문서 관리 시스템

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작성자알감자 조회 8회 작성일 2020-08-01 16:16:03 댓글 0

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[시나공 워드] 102103 전자문서 관리 시스템

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[All About KOLON] 코오롱 문서관리시스템 교육

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직장인 문서관리 끝판왕, 폴더정리 팁(폴더관리방법/파일분류/네이밍규칙/버전관리)

직장생활 8년이 되도록 폴더관리 하나 똑바로 못하는 접니다.
오늘 영상으로 폴더관리 팁 준비하면서 이번 기회에 제 폴더 대청소 하려고 제대로 마음 먹었습니다.

회사에서 비일비재하게 겪는 아래와 같은 상황들..!!

"똑같은 파일이 여기저기 들어있어요."
"새 파일을 만들었는데 어디다 저장할지 한참을 고민했어요~"
"보고장표 찾았는데 Raw데이터를 못 찾겠어요."
"일일이 열어보면서 원하는 파일을 찾을 수 있었어요."
"최종본이 뭔지 도무~지 모르겠어요."

없앨 순 없겠지만, 원칙을 조금씩 더 잘 지켜서 줄여가보도록 하자구요!! 네?

#내가보려고만든영상 #오늘부터정리대마왕 #일잘하는법

순서
00:00 이런 사람 꼭 보세요
00:43 MECE하게
02:13 단순하게
03:14 6가지 폴더관리 규칙
04:52 파일 네이밍 규칙
06:56 문서관리 포인트
07:42 매년 다른 업무를 맡는다면
08:37 매년 같은 업무를 맡는다면

-BGM-
Kevin MacLeod의 Hammock Fight은(는) Creative Commons Attribution 라이선스(https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/)에 따라 라이선스가 부여됩니다.
출처: http://incompetech.com/music/royalty-free/index.html?isrc=USUAN1100213
아티스트: http://incompetech.com/
Kevin MacLeod의 Happy Boy End Theme은(는) Creative Commons Attribution 라이선스(https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/)에 따라 라이선스가 부여됩니다.
출처: http://incompetech.com/music/royalty-free/index.html?isrc=USUAN1100648
아티스트: http://incompetech.com/

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https://toon.at/donate/gongysd
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초록나무 : 찐막 찐찌막 이렇게 가지 마시고
프로젝트 진행 중일 땐 v1, v2, v3, v4,
상관에게 결재 서류 상신 후 상관이 수정을 요구하거나 변경 해야 한다. 그럼면, f1,f2,f3,f4,f5
그리고 최종적으로 상관의 결재가 떨어졌다면 ff나 fn으로 구분되게 정리 하시면 좀 더 편해집니다.
이렇게 해야지 각각의 기초 버전 관리가 되서 추후에 파일 내용을 찾을 때 레퍼런스 별로 찾기 개 편해집니다.
그리고 백데이타 파일은 v1,v2들이 있는 폴더에 백데이타로 폴더 만드시고 집어 넣으시면 나중에 찾는 삽질을 덜합니다.
그리고 업무폴더 안에 폴더 번호를 붙여 놓으시면 다른 사람에게 폴더 설명하기 좀 더 쉬워집니다.
업무폴더 안에 각각의 폴더는 번호와 연도를 붙이는걸 생활화 해보세요
예를들면 1. 2018 중동 건설사업 프로젝트, 2. 2019 중동 건설사업 프로젝트
만일 현재 진행형이면 3, 2018 ~~ 중동 건설사업 프로젝트 이렇게 말이죠


업무 인수인계서를 잘 만드는것도 중요한데
시발 폴더정리 좆같이 되어 있으면 아구창 한대 치고 싶을 정도로 빡침
니는 알아도 나는 그 파일 언제 찾아보고 열어보냐 시발놈아
그걸 또 항목별로 폴더정리하다보면 더 빡쳐버림
하지만 한번의 정리가 내 업무에 평안을 가지고 오기에 전 꾸역꾸역 하는 편입니다.


그리고 폴더와 파일 이름을 잘 지어 두셨다면
에브리싱 파일 찾기 프로그램 깔고 기억나는 파일 제목을 뙇하고 치면 해당 하는 제목들의 파일이 뙇 하고 나옵니다.
그럼 버전별로 정리된 내 파일들 중에서 원하는 파일들을 찾으면 되겠죠? 개꿀


그리고 워드나 엑셀 같은 파일은 윈도우의 색인 기능을 이용하시면 검색하려고 하는 문자가 포함된
파일들을 찾아 줍니다. 그럼 좀 더 편하게 찾을수 있겠죠 ?


한글은? 안됩니다. 전 그래서 한글 조~~~~온~~~~나 그켬합니다. 한글은 한글 자체 프로그램으로 색인을 해줘야 합니다.
Get You : 회사에서 4번의 경우 _를 쓰는 경우가 대다수인데 이게 왜 쓰게 됐냐면
예전 컴퓨터들은 띄어쓰기를 인식을 못 해서 할 수 없이 _를 파일명에 넣음.

이후, 너도나도 _를 쓰니까 _를 쓰는게 맞는가보구나 해서 그냥 관습화 돼버림.

회사에서 _를 쓴다면 어쩔 수 없겠지만 그게 아니면 깔끔하게 띄어쓰기 쓰는것도 좋다고 봅니다.
OSI7 : 진짜 회사에서 정말 착하신 과장님이나 대리님이 업무시간 쪼개서 신입들어왔다고 열심히 알려주시는 것 같습니다. 정리 미루지 않고, 꼭 배운대로 하겠습니다.
적정기술 : 좋은 방법이네요^^ 잘 보고 갑니다 몇몇 분들은 끝나도 계속 다시 작업이 생기는 경우가 많아 끝을 정하기 어렵다는 말씀이 있는데 "막" 이나 "최종"보다는 작업한 시간을 파일 앞이나 뒤에 붙이는건 어떨까요? "200527-0758" 식으로요^^ 의견 한번 내봅니다
54underpar Choi : 001-01-1로 폴더명을 구성하는건 좋네요. 그 밖에도 영상 내용이 도움이 많이 됐어요.
정세윤 : 대박!! 컴퓨터 파일 정리 못하는 저에게 필요한 영상입니다. 작업한걸 못찾거나, 똑같은 파일이 여기 저기 있어요ㅠ 영상 잘 보고 배운대로 해볼께요~ 감사합니다~
삐딱한 호기심 : 많이 배워갑니다~
상훈삼촌의육아일기 : 와 정말 감사해요! 폴더관리때문에 고민이 진짜 많았거든요! 유용한 영상들 늘 잘 보고 있어요~!
한병규 : 그저... 갓과장님
초당대학교 두부제조과 : 형님, 간단한 외주 의뢰도 받으시나요?
받으신다면 어떻게 연락드리면 되는지 궁금해요

... 

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